Często mówi się, że jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana. Ta zasada ma swoje pełne odzwierciedlenie również w świecie biznesu. Nie jest to jedynie filozoficzne podejście, ale przede wszystkim praktyczne ujęcie rzeczywistości, które jest fundamentem do tworzenia skutecznych strategii. W pędzącym świecie często zapominamy o regularnej ocenie naszej aktualnej pozycji – zarówno w życiu, jak i w organizacji.

Brak cyklicznej refleksji nad tym, gdzie jesteśmy, czy nasze działania prowadzą nas tam, gdzie chcemy być, oraz jakie możliwości pomijamy, generuje wiele problemów, których można by uniknąć.

Młodsze pokolenia mogą nie zdawać sobie sprawy, jak dynamicznie ewoluuje otoczenie biznesowe. Weźmy choćby Allegro – platformę, która powstała w 1999 roku i zrewolucjonizowała handel w Polsce. Zanim osiągniesz wiek 40 czy 50 lat, na rynku pojawi się mnóstwo nowych produktów, organizacji i rozwiązań, a wiele obecnych odejdzie w zapomnienie. W ostatnich czasach spotkało to na przykład faksy.

W życiu pełnimy wiele funkcji, często jednocześnie. Jesteśmy rodzicami i pracownikami, dorosłymi dziećmi i dyrektorami, studentami podyplomowymi i księgowymi we własnej firmie. Każda z tych ról wymaga specyficznych kompetencji. W mojej praktyce szkoleniowej z zakresu BHP często spotykam się z problemem pomylenia funkcji lub braku odpowiednich umiejętności do ich pełnienia.

Brak kompetencji nie oznacza całkowitej niezdolności, lecz raczej nieświadomość wymaganych umiejętności i zachowań w konkretnych sytuacjach. Dotyczy to zwłaszcza kadry kierowniczej, która często nie zdaje sobie sprawy z zakresu swoich obowiązków, odpowiedzialności, a nawet potencjalnej odpowiedzialności karnej związanej z zajmowanym stanowiskiem.

Ustawa kodeks pracy wyróżnia trzy podstawowe poziomy organizacyjne: pracodawca, osoba kierująca pracownikami oraz pracownik. Nie ma w nim mowy o prezesach, dyrektorach czy CEO – jedynie o pracodawcy, osobie kierującej pracownikami (z odpowiedzialnością za BHP równą pracodawcy) i pracowniku, który na to wszystko zarabia.

Szkolenia jako narzędzie zarządzania zmianą

Wielu pracodawców, dążąc do podniesienia poziomu organizacji, inwestuje w szkolenia dla pracowników. Niestety, często są one postrzegane jako nieprzydatne. Problem tkwi w niewłaściwym zamawianiu i prowadzeniu szkoleń, które nie rozwiązują realnych, bieżących problemów. W efekcie pracownicy postrzegają je jako stratę czasu, która nie podnosi ich kompetencji, a jedynie piętrzy obowiązki.

Skuteczne szkolenia dla dorosłych wymagają znajomości metodyki nauczania dorosłych. To nie jest to samo, co nauczanie dzieci w szkole. Pierwszym wyzwaniem, z jakim się zderzam na szkoleniach BHP, jest niechęć uczestników. Drugim – rozczarowanie, że szkolenia te nie mogą być wpisane do CV jako kompetencja.

Pamiętajmy, że inaczej szkoli się osoby rozpoczynające karierę, a inaczej pracowników z długim stażem i bagażem doświadczeń. Współczesna praca w coraz większym stopniu opiera się na interakcjach międzyludzkich. Pracownicy często nie radzą sobie emocjonalnie w środowisku pracy, a kadra kierownicza ma trudności z wydawaniem i egzekwowaniem poleceń. To często prowadzi do eskalacji stresu, podczas gdy prawidłowo wydane polecenia powinny go redukować.

Szkolenie osób kierujących pracownikami:

Klucz do efektywności

Awans na stanowisko kierownicze to marzenie wielu, kojarzone z wyższą pensją, autorytetem i władzą. Funkcje kierownicze obejmują różne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa i nie zawsze wiążą się z bezpośrednim kierowaniem pracownikami. Niekiedy dyrektorzy nie zarządzają żadnym działem, a ich rola polega na reprezentowaniu firmy na odpowiednim poziomie.

Stanowisko osoby kierującej pracownikami wymaga przede wszystkim kompetencji komunikacyjnych i znajomości procedur pracy. Brak tych umiejętności prowadzi do problemów w zarządzanej grupie. Wymóg posiadania kompetencji komunikacyjnych rośnie wraz ze szczeblem w hierarchii zawodowej. Szacuje się, że menedżerowie wysokiego szczebla powinni posiadać 70% kompetencji komunikacyjnych i 30% kompetencji branżowych.

Kompetencje komunikacyjne są niezbędne do prawidłowego wydawania poleceń, monitorowania pracy zespołu, korygowania błędów oraz opracowywania i modyfikowania procedur. Osoba kierująca pracownikami musi również umieć radzić sobie z donosicielstwem czy oporem w zespole. Dlatego tak ważne jest ustalenie jasnych procedur zgłaszania i rozwiązywania problemów związanych z emocjami, ogólnym bezpieczeństwem emocjonalnym i akceptacją w zespole. Stres nie jest efektywną metodą zarządzania.

Procedury pracy:

Fundament sprawnej organizacji

Procedura pracy to nic innego jak szczegółowy opis czynności, które pracownik wykonuje w celu realizacji swoich obowiązków zawodowych – krok po kroku. Przykładowo, procedura "pisanie korespondencji firmowej" może precyzować styl czcionki, format daty czy umiejscowienie nazwy przedsiębiorstwa.

Chociaż tworzenie takich procedur jest pracochłonne, jest niezwykle efektywne. Wyobraź sobie kierownika sekretariatu, który co jakiś czas szkoli nowych pracowników z podstaw pisania pism. Posiadając gotową procedurę, wystarczy ją przekazać i sprawdzić efekty nauki. Miałam okazję korzystać z podobnych, niezwykle szczegółowych procedur podczas pracy w Bibliotece Głównej KUL. Były one skuteczne i znacząco ułatwiały pracę.

Procedury pracy w zespole:

Budowanie samodzielności i wsparcia

Większość zadań wykonywanych jest w zespole, a wiele zawodów, szczególnie usługowych, opiera się na relacjach. Praca, choć w pewnym stopniu powtarzalna, wymaga od nowego pracownika szybkiej adaptacji. Osoba, która dopiero co opuściła mury szkoły czy uczelni, często nie zdaje sobie sprawy, że teraz to ona ma wykonywać pracę, a nie być biernym odbiorcą wiedzy. Oczekuje się od niej szybkiego wdrożenia, samodzielności i wsparcia dla zespołu.

Każda firma, nawet w ramach tej samej franczyzy, ma swoje specyficzne procedury. Dlatego każdy nowy pracownik musi nauczyć się, jak funkcjonuje dana organizacja. Standardy pracy często zawierają zabezpieczenia przed popełnieniem błędów. Stworzenie szczegółowych opisów procedur pracy w poszczególnych zespołach i schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa jest więc wysoce sensowne. Wymaga to czasu, kompetencji, weryfikacji zgodności procedur z faktycznym sposobem pracy oraz ich optymalizacji.

Bardzo pomocne jest również stworzenie skrzynki na innowacje i reklamacje, do której każdy pracownik może wrzucić uwagi. Powtarzające się sugestie pracowników powinny być uwzględniane w organizacji pracy. Praca to miejsce, gdzie zarabia się pieniądze. Jeśli pracownicy nie chcą z kimś pracować lub czegoś robić, odejdą – czasem nawet całym działem. Skrzynka pomysłów, choć może wydawać się śmiesznym rozwiązaniem, jest anonimowa i po pewnym czasie może okazać się skuteczna. Zawsze należy zaczynać od rozwiązań najprostszych i najtańszych, a jeśli się sprawdzą – powielać ich założenia.

Często zdarza się też, że pracownicy... nie mają co robić. Dzieje się tak, gdy zautomatyzują swoje czynności, pracując szybko i bezbłędnie. W takiej sytuacji mogliby podjąć się nowych obowiązków, gdyby były one jasno opisane. W wielu firmach brakuje również pracowników na zastępstwo. Gdyby procedury były opisane, inni pracownicy mogliby przejąć część obowiązków stanowiska, minimalizując straty dla firmy i piętrzenie zaległości. Za organizację pracy odpowiada pracodawca i osoba kierująca pracownikami, a nie pracownik.

Procedury pracy nie mogą być sztywne – muszą uwzględniać zmieniającą się sytuację wewnętrzną i zewnętrzną. Są sytuacje, zwłaszcza w pracy z klientami, kiedy pracownik musi podjąć decyzję i musi mieć wybór. Procedury powinny być łatwe do modyfikacji.

Procedury pracy z firmą zewnętrzną:

Optymalizacja procesów współpracy

Procedury pracy są pomocne również w kontaktach z firmami zewnętrznymi. Podpisując umowę z kontrahentem, zawsze potrzebujemy osoby do kontaktu. Z perspektywy właściciela firmy powinna to być osoba do nadzorowania wykonania umowy – pilnująca interesu firmy. Realizacja umowy może trwać miesiąc lub pół roku, a zakres obowiązków kontrolera może wykraczać poza proste czytanie e-maili. Może być konieczne przygotowanie dodatkowych materiałów, co angażuje zasoby wewnętrzne.

W efekcie osoba do kontaktu staje się koordynatorem projektu. Procedura pracy może znacząco ułatwić życie, stając się załącznikiem do umowy i ograniczając nasze zaangażowanie w realizację zlecenia. Celem zatrudniania zewnętrznych ekspertów jest przecież to, aby wykonali pracę zamiast naszych pracowników, nie wymagając jednocześnie obsługi całego projektu.

Chcesz usprawnić działanie swojej firmy i przygotować ją na ciągłe zmiany? Zastanawiasz się, jak efektywnie zarządzać zespołem i procesami? Skontaktuj się ze mną, aby dowiedzieć się, jak mogę pomóc w optymalizacji procedur i rozwoju Twojej organizacji.