Jak uniknąć błędów we wdrożeniach IT?
Faktyczne procesy są kluczem do unikania błędów we wdrożeniach IT
Wdrożenie systemu IT w przedsiębiorstwie to nie tylko zakup oprogramowania – to finał głębokiego procesu zmian. Aby system wspierał firmę, zamiast wywracać ją do góry nogami, musisz zrozumieć mechanikę swoich działań jeszcze PRZED wyborem dostawcy.
Wdrożenie IT to koniec - a nie początek - procesu
Myślenie o nowym systemie należy zacząć od analizy tego, jak Twoja firma działa dzisiaj. Skuteczne rozwiązania buduje się na fundamencie rzeczywistych procesów, a nie teoretycznych założeń.
Z czym mierzy się CEO wybierając system IT?
Decyzje podejmowane w najlepszej wierze często wykraczają poza nasze kompetencje. Jako osoba koordynująca wdrożenia i procesy (a zwłaszcza błędy w procesach) w firmach o bardzo różnym profilu (szeroki wachlarz kodów PKD), dzielę się doświadczeniem, a nie wiedzą pozyskaną z podręczników.
Potrzebujesz wsparcia? Jeśli nie masz czasu na samodzielną analizę procesów, chętnie pomogę. Opisz swój problem w mailu na adres skorska.bhp@gmail.com
zespół jest analogowy, a system cyfrowy – jak to połączyć?
Połączenie świata analogowego (działań fizycznych) z cyfrowym jest pracochłonne, ale niezbędne. Kluczem jest zrozumienie, czym właściwie jest proces pracy.
Definicja procesu pracy (analogowy vs. cyfrowy)
Proces pracy to celowa działalność człowieka, która przekształca zasoby (materię lub informację) w gotowy produkt. Składa się z trzech elementów:
Proces pracy w praktyce: Fast-food vs. Luksusowa restauracja
Analiza tych dwóch modeli pokazuje, jak cel (szybkość vs. relacja) zmienia architekturę wdrożenia IT
1. Fast-food: standard i przepustowość
Tutaj proces jest standaryzowany w celu zwiększenia ilości obsługiwanych klientów..
2. Kelner w luksusowej restauracji: rzemiosło i relacja
Tu „produktem” są emocje gościa.
Proces pracy w świecie cyfrowym (Software Development)
W IT „fabryką” jest komputer, a surowcem czysta informacja.
dlaczego wdrożenia padają?
Zarówno wdrożenia jak i procesy nie są po to, żeby utrudnić życie tobie czy twoim pracownikom. Choć czasami rzeczywiście na to wygląda. Niemniej jednak dobre wdrożenie IT opartego na dobrze opisanych procesach sprawia, że możesz delegować o wiele więcej czynności niż poprzednio.
luki w procesie
Zacznijmy od analizy sytuacji, którą obserwowałam w charakterze osoby sprawdzającej przebieg procesów.
Bardzo młody pracownik fast-foodu stał za ladą. Przyjmijmy, że szkolony był do następującej sekwencji procedur:
Proces sprzedaży nie został zainicjowany, ponieważ przed ladą nikogo nie było. Przy ladzie było pusto, środek sali przed ladą był pusty, a klienci stali w sporej grupie przy drzwiach wejściowych i nie wiedzieli, co mają zrobić.
Oznacza to, że albo była luka w procesie (pracy i szkolenia), bo projektujący proces nie przewidział tak uprzejmych klientów, albo proces był przygotowany dla osoby z większym doświadczeniem w handlu lub komunikacji, która potrafi kierować ruchem na sali.
kopiowanie procesów
Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada zdefiniowanych procesów to rozwiązaniem wydaje się skopiowanie ich z internetu czy napisanie przez AI.
Generalnie można to uznać za bazę do dalszej pracy. Procesy muszą być sprawdzone w twoim przedsiębiorstwie i do niego dopasowane. Procesy muszą się wzajemnie uzupełniać, być kompatybilne, szczelne, a nie zdublowane i przeciw skuteczne.
idealizacja procesów
Bywa tak, że chcemy przedstawić przedsiębiorstwo lepszym niż nam się wydaje. Procesy są świetnie opisane, grafy są zrobione. Tyle, że w twojej firmie nikt takimi procesami nie pracuje.
brak optymalizacji procesów
Procesy pracy należy aktualizować, powiedzmy, że co roku. To znaczy trzeba sprawdzić, czy to co zostało zakupione w ciągu roku w przedsiębiorstwie, osoby, które zostały zatrudnione, outsourcing - czy to wszystko nadal skutecznie działa w ramach opisanych procesów.
brak procesów
Procesy na pewno są tylko "w głowie", bo nie zostały spisane. Trudno będzie je przekazać w tej formie zespołowi wdrożeniowemu spoza firmy.
Jak odnieść sukces we wdrożeniu IT?
System IT jest wyręcza pracowników w jednych czynnościach i dodanie im innych (ewidencja). To nie zawsze jest korzyścią dla firmy, jeśli bazujemy na błędnych założeniach. Wymaga czasu w celu wprowadzenia automatyzacji wymaganych czynności. Może powodować obawy pracowników, że sobie z systemem IT nie poradzą.
3 kroki do sprawnego wdrożenia:
Wdrożenie systemu IT kończy się sukcesem tylko wtedy, gdy technologia rozumie analogowe procesy pracy w Twoim przedsiębiorstwie.
Chcesz sprawdzić, czy Twoje procesy są gotowe na cyfryzację?
Pisz na e-mail: skorska.bhp@gmail.com