Czym jest controlling, a czym monitoring?

Podstawowa różnica między controllingiem a monitoringiem sprowadza się do ich zakresu i celu działania:

• Monitoring (monitorowanie) jest procesem zbierania i analizowania informacji (np. danych ilościowych i jakościowych, wyników kontra budżet) o przebiegu działań. Jest to część i funkcja controllingu – dostarcza mu danych.
• Controlling to kompleksowy system zarządzania zorientowany na wynik i przyszłość. Obejmuje monitoring, ale także planowanie, analizę odchyleń, doradztwo dla kadry zarządzającej i inicjowanie działań korygujących/sterujących w celu osiągnięcia celów organizacji.

Innymi słowy, monitoring odpowiada na pytanie Co się dzieje? (lub Jak jest?), podczas gdy controlling odpowiada na pytanie Co należy zrobić, aby osiągnąć założony cel i dlaczego? (lub Jak sterować firmą, by osiągnęła sukces?).

Controlling (Sterowanie)

Controlling jest koncepcją zarządzania lub systemem wsparcia zarządzania, który ma na celu zapewnienie, że przedsiębiorstwo osiągnie swoje cele.

Monitoring (Monitorowanie)

Monitoring to funkcja polegająca na systematycznym i ciągłym śledzeniu oraz rejestrowaniu postępów i stanu realizacji działań.

Podsumowując, monitoring jest kluczowym elementem controllingu, ale nie jest z nim tożsamy. Controlling wykorzystuje dane z monitoringu do aktywnego sterowania przedsiębiorstwem w kierunku wyznaczonych celów.

Mała firma, wielkie obowiązki – po co mi jeszcze controlling?

Masz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG)? Wiedz, że pod względem obowiązków nie różnisz się wiele od wielkiej korporacji. Różnica polega na tym, że to wszystko ogarniasz TY.

Jesteś prezesem, dyrektorem strategicznym, szefem sprzedaży, magazynierem, a czasem nawet kurierem w jednym. W dużej firmie do każdej z tych ról jest osobny dział i armia pracowników. U siebie masz siebie i... wolność, która często oznacza brak czasu na życie.

Więc kiedy w tym całym chaosie znaleźć chwilę na controlling?

Controlling to Twój bilet do „czasu na życie”

Paradoks polega na tym, że controlling jest właśnie po to, byś zyskał/a czas na swoje życie.

Krótko po starcie JDG masz zazwyczaj nieco więcej oddechu. Klienci dopiero się pojawiają, podobnie jak pierwsi oferenci usług. To idealny moment, by wyrobić sobie nawyk.

Kiedy robić controlling?

• W pierwszym kwartale prowadzenia firmy (a nawet do 1,5 roku, bo to jest jeden cykl JDG) controlling rób na koniec miesiąca, najlepiej między 20 a 30 dniem.
• Później, gdy już poznasz swoją firmę jak własną kieszeń – partnerów, klientów, kluczowe czynniki kosztotwórcze i zyskotwórcze – możesz go robić co kwartał.

Po pewnym czasie będziesz instynktownie wiedzieć, gdzie szukać potencjalnych problemów i gdzie kryje się największy zysk.

Pułapka „umów standardowych”

Jeśli to Twoja pierwsza firma, możesz poczuć ulgę, gdy ktoś podsuwa Ci „umowę standardową”, której rzekomo nie trzeba negocjować. Powinno Cię to jednak zaniepokoić.

Umowa standardowa jest zazwyczaj maksymalnie korzystna dla strony, która ją przygotowała i sprawdziła prawnie. Twoje interesy? Są w niej mniej ważne niż Twoje zobowiązania.

Jak czytać umowę? Myśl jak kontroler!

Każdą umowę, zanim ją podpiszesz, musisz ROZWAŻYĆ i PRZELICZYĆ pod kątem:

1. Możliwości jej rozwiązania (czy to w ogóle możliwe?).
2. Kosztów poniesionych w trakcie trwania umowy – zwłaszcza kosztów w okresie wypowiedzenia w przypadku braku satysfakcjonujących efektów.

Przykład z życia wzięty: Umowa na pozycjonowanie

Zawierasz umowę z Agencją Marketingową na pozycjonowanie 5 fraz kluczowych (słów kluczowych). Jako nowy przedsiębiorca/czyni, dajesz Agencji nazwy 5 produktów, na których chcesz zarabiać, np. deska do prasowania, odkurzacz, robot kuchenny, lokówka, antena satelitarna.

Umowa mówi: Agencja gwarantuje, że w ciągu 3 miesięcy te słowa osiągną pozycje 1–3 w Google. Miesięczny koszt to 1000 zł netto (czyli 1230 zł brutto). Umowa na rok, z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia (miesiące kalendarzowe).

To widzisz. Czego nie widzisz, a musisz policzyć w ramach controllingu?

Kluczowy błąd – cel umowy!

Najważniejsze: umowa dotyczy WYPOZYCJONOWANIA SŁÓW, a nie WZROSTU SPRZEDAŻY! Jeśli słowa osiągną pozycję 1-3, umowa jest wykonana. To, że Ty oczekiwałeś/aś wzrostu sprzedaży, a Agencja tego nie obiecała – jest Twoim błędem.

Dlatego musisz stać się kontrolerem własnych potrzeb!

Jak w praktyce wdrożyć nawyk controllingu?

Controlling w JDG zaczynasz od ustalenia najważniejszej rzeczy: Twojego minimalnego wynagrodzenia.

Krok 1: Ustalenie Twojego must-have

Na początku miesiąca ustalasz swoje miesięczne wynagrodzenie – nie tyle, ile Cię stać, ale tyle, ile chciałbyś/chciałabyś zarabiać, by przyzwoicie żyć. W JDG Twoje teoretyczne wynagrodzenie to zysk z całości biznesu. Kwoty zysku do opodatkowania z danego w zasadzie nie znasz do momentu policzenia jej przez księgowego.

Więc na początku ustal swoje wynagrodzenie kwotowo i dąż do osiągnięcia tej kwoty.

Krok 2: Controlling (20–30 dzień miesiąca)

Pod koniec miesiąca:

1. Liczysz koszty Brutto i Netto: Sprawdzasz wszystkie koszty związane z działalnością.
2. Pytasz księgowego: Czy wszystko zostanie rozliczone jako koszt firmowy? Jeśli nie, notujesz, co musisz zminimalizować w przyszłości.
3. Minimalizujesz faktury: Czy masz dużo drobnych faktur (np. z poczty), które można by połączyć w jedną? Pamiętaj, księgowi czasem liczą koszt za obsługę od ilości faktur.
4. Analizujesz sprzedaż i zyski:
   • Czy przychody pokrywają koszty, podatki i składki ZUS?
   • Na jakich działaniach i produktach osiągasz największy zysk?
5. Sprawdzasz wykonanie umów usługowych (patrz przykład pozycjonowania):
   • Jakie były pełne koszty brutto (np. najmu lokalu, księgowości, usług długoterminowych)?
   • Czy efekty z tych usług są dla Ciebie satysfakcjonujące? (Np. czy po 3 miesiącach masz wzrost sprzedaży z pozycjonowania o więcej niż zainwestowane 3690 zł?)
6. Płynność finansowa i wynagrodzenie:
   • Sprawdzasz stan konta (na dziś - bez należności, które kiedyś wpłyną): czy masz na ZUS, VAT, czynsz i inne faktury?
   • Czy na koncie jest kwota Twojego ustalonego wynagrodzenia? Jeśli tak – przelej ją na prywatne konto! Jeśli nie, natychmiast planujesz działania naprawcze.

Pamiętaj: Pieniądze w JDG stale są w ruchu. To może być zwodnicze. Rób tę analizę co miesiąc. Po 3 miesiącach zobaczysz pierwsze trendy.

Kluczowe pytania kontrolera

Robiąc analizę, musisz być surowy/a:

• Czy koszty nie przekraczają przychodów? Zapomnij o mentalności, że firma to skarbonka do ciągłego inwestowania. Firma jest do zarabiania.
• Czy z umów masz satysfakcjonujące efekty? Jeśli w pozycjonowanie zainwestowałeś/aś 3690 zł, to sprzedaż musi wzrosnąć o co najmniej 4000 zł. Jeśli trend jest słaby, rozważ zerwanie umowy (nawet z kosztami wypowiedzenia!).
• Czy małe koszty sumują się w duży problem? Jeśli masz mnóstwo faktur na drobne kwoty (a księgowy podnosi cenę za obsługę), przeanalizuj, czy opłaca się kupować w detalu. Może powinieneś/powinnaś wprowadzić minimalną kwotę zamówienia lub zakupu w hurcie, by to zoptymalizować.

Podsumowanie: Gdzie jest ten pazur?

Controlling to jedyny sposób, żeby w JDG nie stać się ofiarą własnej firmy. Z pozoru to dodatkowa praca, ale w rzeczywistości to Twój najważniejszy system wczesnego ostrzegania. Uczy Cię, gdzie leży prawdziwy zysk, a nie tylko obrót. Pomaga identyfikować zbędne koszty i wyeliminować partnerów biznesowych, którzy spełniają tylko literę umowy, a nie Twoje cele.

Twoja firma ma mieć pazur, a nie być studnią bez dna. Wyrób sobie nawyk controllingu. Zyskasz nie tylko więcej pieniędzy, ale przede wszystkim kontrolę i ten upragniony czas na życie.