Fulfillment – niektóre aspekty praktyczne
Wyjaśnienie: Ponieważ ten blog (znaczy "Strona z pazurem") jest pisany "z potrzeby serca", pozwalam sobie nie respektować pewnych zasad ogólnie przyjętych w marketingu mediów społecznościowych. Dotyczy to zwłaszcza częstotliwości pojawiania się tekstów. Marketing social mediów zaleca, aby teksty były publikowane raz lub dwa razy w tygodniu, najlepiej w konkretne dni, żeby nawiązać i podtrzymywać relację z potencjalnymi klientami. Ponieważ moje artykuły poza doradztwem biznesowym i doradztwem e-commerce niczego nie sprzedają (znaczy: wiedza i doświadczenie), a do tego piszę je po kilka jednocześnie, zazwyczaj na blogu prawie równocześnie zamieszczam kilka artykułów. Jeśli zamierzacie robić marketing w mediach społecznościowych, to zdecydowanie publikujcie raz lub dwa razy w tygodniu w określone dni tygodnia.
Jak w biznesie doszłam do poziomu "fulfillment"?
W jednym z poprzednich artykułów wspominałam, że towar na magazynie ma takie właściwości, że albo go zawsze brakuje, albo nie schodzi. W ogóle w interesach tak jest, że nigdy biznesu można tak zorganizować, żeby wszystko płynnie chodziło. Tak samo jest z magazynem - nigdy nie jest w sam raz. Może być za mały i nie masz gdzie umieścić kolejnej dostawy. Jeśli zmienisz na większy, natychmiast się okazuje, że nie masz w nim co trzymać. Wydaje się więc, że wynajęcie magazynu z obsługą, która pakuje Twoje paczki (czyli fulfillment), jest idealnym rozwiązaniem.
Ponieważ ja zajmuję się także optymalizacją procesów, czyli ich doskonaleniem, rozłożę ten fulfillment na czynniki pierwsze. Zaczynamy od porównania tej strategii z tradycyjnym modelem, czyli własnym magazynem. Pokazuję też analizę SWOT - rzecz bardzo dobrą i prostą.
📊 Fulfillment vs. Własny Magazyn: Analiza Porównawcza (SWOT)
Dla przedsiębiorców, którzy stają przed decyzją "pakować samemu czy oddać to komuś", przygotowałam porównanie tych dwóch modeli. W analizie wykorzystałam prostą, ale potężną metodę SWOT (o której więcej opowiem w kolejnym artykule). Tutaj się przyglądajcie zawartości kolumn 2 i 3. Wyjaśnienie analizy SWOT zdecydowałam się dać w następnym artykule, żeby nie rozbijać tekstu.
| Kryterium | Fulfillment (outsourcing logistyki) | Własny magazyn z własnymi pracownikami |
| Mocne Strony (S) Kryterium wewnętrzne - dotyczące Twojej firmy; to na co masz wpływ, co zależy od Ciebie; co możesz zmienić; decyzje, które możesz podjąć. Decydując się na Fulfillment dostajesz benefity z 2 komórki, a decydując się na własny magazyn - benefity z 3 komórki | * Elastyczność i skalowalność: Błyskawiczne dostosowanie się do wzrostu sprzedaży (sezon, Black Friday) bez inwestowania w magazyn i ludzi. * Oszczędność czasu: Możesz skupić się na rozwoju, marketingu i sprzedaży – operacje robi ktoś inny. * Niższe koszty stałe: Zamiana kosztów stałych (czynsz, pensje) na koszty zmienne (płacisz za przyjęcie towaru np. od ilości SKU, za koszty magazynowania, opłatę minimalną, jeśli wysyłasz za mało paczek, wysłaną paczkę). | * Pełna kontrola: Bezpośrednia kontrola nad jakością, procesem pakowania i stanem zapasów. * Możliwość personalizacji: Łatwe wprowadzanie niestandardowych elementów (próbki, specjalne opakowania, własne kartki), budowanie unikalnego unboxing experience. * Szybkie przepakowanie: możliwość szybkiego przepakowania towaru kupionego w sprzedany. |
| Słabe Strony (W) Kryterium wewnętrzne - dotyczące Twojej firmy; to na co masz wpływ, co zależy od Ciebie; co możesz zmienić; decyzje, które możesz podjąć. Najlepiej się zastanowić co z 5 i 6 komórki możesz odpowiednio przenieść do komórki 2 i 3 i jaki będzie tego koszt. Jak określisz koszt, to wiesz, czy Cię na to stać. | * Brak pełnej kontroli: Zależność od zewnętrznego partnera. Mniejszy wpływ na szybkość i jakość pakowania. * Trudniejsza Personalizacja: Każdy nietypowy proces to dodatkowa, negocjowana opłata. * Większe zapasy magazynowe: przy fulfillmencie dłużej trwa wprowadzanie towarów na magazyn, więc musisz tak zamawiać partie, żeby towar wprowadzać jak najrzadziej. Wtedy pakowanie idzie płynnie. * Zgodność WMS: Twój system zarządzania magazynem powinien być zgodny z systemem zarządzającym magazynem Fulfillment. Musisz mieć możliwość prowadzenia 2 magazynów. * Pracownik do obsługi Fulfillment: decyzyjność w sprawie przyjmowanego towaru pozostaje po Twojej stronie. Towar na magazyn Fulfillment przyjmowany jest po wydaniu decyzji przez Ciebie/Twojego pracownika. Jest to np. dokument PZ (przyjęcie magazynowe) wygenerowany z Twojego systemu i wysłany w formacie excel do magazynu Fulfillment, gdzie jest zaciągany do ich systemu. Na koniec roku trzeba w magazynie Fulfilment zrobić inwentaryzację. Do tego są jeszcze faktury. | * Wysokie koszty stałe i inwestycyjne: Koszty zakupu/wynajmu, sprzętu, systemów IT (WMS) oraz zatrudnienia i szkolenia zespołu. * Ograniczona skalowalność: Trudności w szybkim zwiększeniu lub zmniejszeniu powierzchni/zespołu przy zmianie popytu. |
| Szanse (O) Kryterium zewnętrzne - zdarzenia korzystne, na które nie masz wpływu | * Ekspansja na nowe rynki: Łatwe wejście za granicę dzięki sieci magazynów operatora. * Lepsze stawki kurierskie: Dostęp do niższych, hurtowych cen za wysyłkę. | * Budowanie marki (branding): Paczki personalizowane w 100% stają się elementem strategii marketingowej. * Integracja z produkcją: jeśli produkujesz towar, własny magazyn może być ściśle zintegrowany z linią produkcyjną. |
| Zagrożenia (T) Kryterium zewnętrzne - zdarzenia niekorzystne, na które nie masz wpływu | * Ukryte koszty: Ryzyko wzrostu cen usług dodatkowych w przyszłości, co obniży marżę. * Utrata kontaktu z klientem: Mniejsza możliwość wpływu na doświadczenie klienta w ostatniej mili dostawy. | * Wpływ na rentowność: Niewykorzystana powierzchnia lub niewydolny zespół generują straty. * Rynek pracy: Trudności w utrzymaniu i zarządzaniu wykwalifikowanym personelem magazynowym. |
🔍 Ukryte Koszty Własnego Magazynu: Czego Nie Widać w Excelu
Decydując się na własny magazyn, trzeba pamiętać, że wysokie koszty stałe to dopiero początek. Czekają na nas ukryte koszty, które mogą znacząco nadszarpnąć budżet:
- Systemy IT (WMS): To nie tylko licencja, ale i koszt wdrożenia, integracji z Twoim sklepem/ERP oraz roczne opłaty serwisowe i aktualizacyjne. Jeśli sprzedajesz artykuły wymagające z urzędu śledzenia partii towaru to wiedz, że nie każdy program magazynowy zarządza LOT i datami przydatności. (Szanse: polecam znakomity program do prowadzenia magazynu i fakturowania BizIn. Zaletą nie do przeszacowania jest rozbicie kosztów transportu do poszczególnych pozycji faktury. Uwierz, naprawdę robi różnicę. Program liczy marżę w stosunku do ceny zakupu towaru + przypadających na niego kosztów transportu. Większość znanych mi programów podaje marżę do ceny zakupu, a transport wychodzi Ci na koniec miesiąca u księgowego w kosztach. W BizIn wiesz od razu, ile kosztuje 1 sztuka towaru razem z jej dostawą i za ile możesz sprzedać daną partię).
- Koszty pracownicze (niedoszacowane): Koszt nadgodzin w szczytach sezonowych, koszty rekrutacji i szkoleń, oraz koszty związane z absencją (chorobowe, urlopy).
- Koszty błędów: Każdy błąd Twojego pracownika (wysłanie złego produktu, złej ilości, towar źle zapakowany i w związku z tym zniszczona zawartość przesyłki, np. płyny) generuje koszty zwrotu i ponownej wysyłki. Przy zatrudnieniu należy ustalić, kto te koszty ponosi. Zwłaszcza, jeśli zatrudniasz na umowę cywilno-prawną. W przypadku zatrudnienia na umowę o pracę dochodzenie kosztów strat powstałych z winy pracownika definiuje ustawa kodeks pracy. Upewnij się, że osoba zajmująca się sprawami pracowniczymi oraz księgowość ma świadomość istnienia takich regulacji i sposobu ich stosowania.
- Koszty eksploatacyjne: Ubezpieczenie i przeglądy techniczne wózków, serwisy maszyn do pakowania oraz koszty dostosowania magazynu do rygorystycznych norm BHP i przeciwpożarowych, zakup stołów do pakowania, konieczność wydzielenia stref: paczki przychodzące, paczki wychodzące, reklamacje. Organizacja stref magazynu jest wyczerpująco opisana w tym artykule link
🚨 Jak Uniknąć Pułapek Fulfillmentu? Pytaj o Szczegóły
W fulfillmentcie ukryte koszty to zazwyczaj opłaty za czynności, które uznajesz za standardowe, ale które operator taryfikuje jako usługi dodatkowe. Jeśli dostajesz nowy cennik porównaj dokładnie, bo może się zmienić sposób współpracy.
- Pytaj o Kompletację: Czy stawka za kompletację jest naliczana za całe zamówienie, czy za każdą pojedynczą linię produktu (SKU)? Zamówienie z 5 różnymi rzeczami może kosztować 5x więcej!
- Pytaj o Opakowanie: Czy podstawowa opłata za pakowanie obejmuje już karton, taśmę i wypełnienie, czy tylko robociznę? Jakie są opłaty za "wybór odpowiedniego kartonu"?
- Pytaj o Stawki Kurierskie: Czy musisz korzystać z ich stawek, czy możesz użyć własnych umów z kurierami? Czy pobierają opłatę za tę integrację?
- Pytaj o Minimalny Wolumen: Czy musisz osiągnąć minimalną miesięczną liczbę zamówień? Jeśli nie, czy naliczą Ci "opłatę za brak wolumenu" lub zmienią stawki na wyższe?
- Pytaj o Koszt Wprowadzenia na Magazyn: Jak naliczana jest stawka za wprowadzenie Twojego towaru na magazyn fulfillment? Czy płacisz od ilości towaru czy od SKU, czy od jednego i drugiego.
Do zapamiętania
Jeśli zależy Ci na skalowalności, uwolnieniu czasu, korzystaniu z pracowników i logistyki innych podmiotów – rozważ fulfillment. Jeśli kluczowa jest pełna kontrola, unikalny branding, małe zamówienia (zakupy), szybkie przepakowanie towaru – rozważ własny magazyn, ale z dużym buforem na ukryte koszty.
W następnym artykule, zgodnie z moimi obietnicami, dokładnie omówię, czym jest Analiza SWOT i pokażę, jak krok po kroku wykorzystać ją do podejmowania wszelkich strategicznych decyzji w Twoim biznesie.
Temat organizacji magazynu i logistyki na blogu "Strona z pazurem" podejmują artykuły:
11. Magazyn i oferta: jak zbudować rentowny biznes e-commerce na różnych platformach link
7. Jak wygląda dzień pracy w sklepie internetowym? Odkrywamy kulisy e-commerce link